Las organizaciones y su creciente necesidad de tener un control sobre sus archivos digitales ha dado paso a diversas soluciones: desde tener un disco duro, almacenamiento en un servicio cloud tipo Dropbox, o con un servidor de archivos compartidos. Todas estas opciones tienen grandes desventajas; todos los usuarios tienen acceso total a los archivos, pueden ser modificados o eliminados sin restricción, no tienen respaldo y no se encuentran en una base de datos, por lo que es difícil filtrar y buscar. Además, están expuestos al malware, ya que un virus o un ransomware podría borrar o encriptar todos los archivos de todos los usuarios. Tener los archivos digitales en una (o varias) computadoras, entonces, puede resultar muy riesgoso para una empresa.

Los servicios de bóveda digital resuelven todos estos problemas: los usuarios tienen acceso a los archivos, los pueden visualizar y descargar, pero solamente los administradores pueden borrarlos. Normalmente las bóvedas cuentan con múltiples respaldos, así que si un archivo es eliminado, es posible que se pueda recuperar. El concepto de bóveda digital contempla uno o varios de los siguientes rubros: contratos; documentación de empleados; archivos de diseño como logos, publicidad y banners y videos, entre otros. Sin embargo, a lo que nos enfocaremos son a las facturas digitales.

Bóveda digital para facturas

Un servicio de bóveda digital de estas características tiene las siguientes funciones:

Recibir y procesar la información Verificar y validar el estado de las facturas Almacenar y respaldar los archivos digitales Permitir y definir el nivel de acceso de diferentes usuarios Realizar una búsqueda y filtrar las facturas Permitir una descarga masiva

Box Factura es un servicio de bóveda digital y recepción de facturas de última generación en la que no es requerido un ERP o una fuerte inversión para tener control total sobre los comprobantes fiscales y CFDIs que emiten nuestros proveedores, para así tener la plena seguridad de que no tenemos facturas pirata o apócrifas.

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