La implementación del buzón tributario de SAT inicialmente cumple con una sentida necesidad por parte de todos los contribuyentes, ya que anteriormente un proveedor podía realizar la cancelación de un CFDI, dejándonos sin recurso alguno. El requerir autorización para aceptar la anulación de un documento fue una decisión acertada, sin embargo la implementación ha dejado mucho qué desear en los últimos años.

En entrevista con empresas de diferentes rubros, tamaños y giros, estas son las deficiencias de las notificaciones de cancelaciones a través del buzón tributario que hemos encontrado.

1. Falta de contexto

Cuando hay una factura requiriendo autorización para su cancelación, la notificación solo incluye el UUID del documento. Para tener más información de este folio, es necesario realizar una búsqueda en algún sistema o de forma manual. ¿Cuál de las siguientes dos opciones sería mucho más conveniente, la que incluye solo el UUID o la que incluye además datos importantes como el RFC, razón social, monto y fecha?

Escenario 1 Escenario 2 UUID: 097D811D-97A9-425E-8E1C-20CE8F03621E UUID: 097D811D-97A9-425E-8E1C-20CE8F03621ERFC: ABC010101XYZRazón social: ABC S.A. de C.V.Fecha: 22/Nov/2023Monto: $6,481.50 MXN

No recibir más que el UUID es una importante área de oportunidad para SAT que claramente nos ocasiona ineficiencias en nuestro proceso.

2. Un solo punto de contacto

Conforme una organización crece y los roles se vuelven más diversos y definidos, es importante notificar a todos los involucrados. El buzón tributario mantiene un solo punto de contacto, sin posibilidad de dar de alta más correos. Algunas empresas le han dado las contraseñas del buzón tributario a todos los involucrados, pero ¿cómo se va a enterar el contador que el gerente de compras ya vio determinada notificación? Otras empresas han definido un encargado de distribuir estas notificaciones. En ambos escenarios, la eficacia es limitada.

Poder configurar quiénes reciben las alertas es absolutamente necesario para tener comunicada a toda la empresa.

3. Demasiados mensajes

Si en este preciso instante se solicitan la cancelación de 10 folios, serán diez notificaciones las que recibiremos en nuestro buzón tributario. Sumemos las notificaciones que periódicamente envía SAT y ahora estamos con un problema de prioridades. ¿No sería ideal poder filtrar por la urgencia del mensaje?

Mejor aún, ¿no sería ideal agrupar todos estos folios y enviar solo una notificación? La saturación de notificaciones es un problema real, para evitar esto se necesitan herramientas que comuniquen concretamente en un solo mensaje todo lo que se necesita saber.

Nuestro monitor de cancelaciones es una solución diseñada para todas las empresas que han sufrido una o más de las situaciones que se han expuesto. Las notificaciones de proceso de cancelación y de cancelación directa se distribuyen entre todos los miembros del equipo, incluyen información contextual como el RFC, monto y fecha de timbrado, y es un solo mensaje el que se envía cada 24 horas a forma de resumen diario. Contáctanos en ventas@boxfactura.com para demostrarte cómo las soluciones de Box Factura han ayudado a cientos de empresas a evitar cancelaciones sorpresivas.